La Gestion Relation Client (G.R.C.)
La Gestion Relation Client permet de démultiplier votre efficacité et la qualité de votre service en assurant une parfaite transparence dans vos échanges avec vos clients, prospects, compagnies.
La fidélisation de votre clientèle passe par un service de qualité.
Cette qualité de service nécessite 3 impératifs :
- Une vision 360° et un accès immédiat au dossier de votre client, ainsi qu'une parfaite traçabilité des échanges et actions passées.
- L'intégation de l'ensemble des outils bureautiques et de communication utilisés.
- Un traitement efficace des demandes du client, en assurant un suivi des tâches et une transmission fiable de l'information au service concerné.
Pour vous aider dans cette démarche qualité, BELAIR a intégré un outil de G.R.C.
Parfaitement intégrée au sein de votre application de gestion, la base de données "G.R.C." est unique et accessible par tous (gestionnaires, centre d'appels, secrétariat).
Contenant l'historique de tous les échanges (évènements), l'information est ainsi partagée et transmise plus rapidement, renforçant la communication entre vos collaborateurs et vos clients.
Les actions à mener sont définies et réparties grâce à l'ensemble des outils de gestion de Belair (agenda, gestion de textes,...).
Vision 360° et traçabilité des échanges
La G.R.C. permet à tous vos collaborateurs de prendre la dimension du client dans la globalité de sa relation avec votre équipe.
Par un simple clic, chacun de vos collaborateurs pourra ainsi prendre connaissance de l'historique des échanges, de répondre immédiatement à une demande du client ou le cas èchéant,
prévenir le collaborateur concerné grâce à la messagerie instantanée intégrée.
Vous serez en mesure de visualiser toutes les actions menées et restantes de l’ensemble de votre équipe.
- Archivage et indexation automatiques de tous les évènements entrants ou sortants (courriers sortants, courriers entrants scannérisés, appels, courriels envoyés ou reçus).
- Classification de chaque évènement par nature, service et situation.
- Saisie possible d'un résumé ou commentaire (résumé d'un appel téléphonique, par exemple) et zoom sur l'éventuelle pièce jointe par simple clic (courriel, document numérisé).
- Evaluation des charges : grâce à une vision macroscopique, il vous est donc possible de mesurer la charge engendrée par une cible de clientèle, de quantifier et analyser les coûts de gestion d'un service, de mesurer le coût réel d'une campagne commerciale, etc.
L'intégation des outils de bureautique et de communication
Archivage automatique des courriers édités
Tout courrier édité par l'application est automatiquement archivé et indexé dans la G.R.C. dans le dossier du destinataire.
Le nom du document édité, la personne ayant édité le courrier, l'heure et la date sont mémorisés afin de pouvoir effectuer toute enquête statistique (étude de coûts, etc.).
Gestion des courriers entrants, numérisations par un scanner
Tout document électronique autre qu'un email enregistré dans la G.R.C. est considéré par défaut comme "courrier entant".
Belair a développé une série d'interfaces ergonomiques pour faciliter la gestion des courriers entrants, quelle que soit votre méthode de travail :
numérisation des documents sur le poste de travail ou collecte des documents pre-numérisés par un service dédié à cet effet.
- Pilotage intégré de vos scanners Twain : dans l'écran GRC, un bouton permet de numériser directement un document et de l'associer au dossier en cours.
- Par simple "glissement" à partir de l'explorateur windows, un document préalablement numérisérisé peut également être ajouté manuellement à la G.R.C.
- Gestion de panières de réception, par service et/ou utilisateur
- Si la numérisation de vos courriers entrants est effectuée de manière centralisée, les courriers peuvent être enregistrés dans différentes panières (par service, utilisateur...).
- Chaque utilisateur peut consulter sa ou ses panières de réception, prendre connaisance du document, ouvrir le dossier concerné et récupérer ainsi le document dans la G.R.C. du dossier concerné.
Envois et réceptions de mails
Le module G.R.C. de Belair est un complément à votre système de messagerie.
Des mails peuvent être envoyés par simple clic sur une quelconque adresse email renseignée dans l'application.
Des courriers et états peuvent être obtenus au format PDF par simple clic et être ensuite envoyés par mail en pièces jointes.
Selon votre choix, et par utilisateur (compte email), vous pourrez décider si les mails reçus sont intégrés dans la G.R.C. automatiquement ou manuellement.
- Compatible avec Outlook Express, Outlook, Windows Mail et Exchange Server.
- Compatible avec les messageries de type POP3 ou IMAP.
- Gestionnaire de mail intégré, pouvant se substituer totalement aux autres logiciels de messagerie.
- Gestion possible simultanée de plusieurs types de messagerie.
- Réception et indexation automatique dans le dossier de l'émetteur par reconnaissance de l'adresse e-mail.
- En cas de réception automatisée, alerte en temps réel du collaborateur concerné grâce à la messagerie instantanée : par un simple clic sur le message, ouverture du dossier du client et ouverture de la fiche "mail reçu".
- Envois d'emailing (e-mailing commerciaux ou envois de bordereaux de rétrocession de commission à vos apporteurs).
Couplage Téléphonie et Informatique
Combiné à un logiciel de C.T.I., vous pourrez avoir une montée à l’écran de la fiche de votre tiers.
Si le tiers est identifié dans votre base, vous aurez toutes les informations le concernant avant même de décrocher.
En émission d’appels, vous pourrez numéroter automatiquement lorsque vous serez sur une fiche de votre base.
- Appel entrant : reconnaissance du numéro de téléphone, affichage du nom sur l'écran du CTI avant le décroché et apparition d'une fenêtre de saisie permettant de renseigner un résumé de l'appel et de faire toute action (alerte, agenda, etc.).
- Appel sortant : un simple clic sur un numéro de téléphone déclenche l'appel et fait apparaitre la fenêtre de saisie.
- Gestion des appels simultanés.
- Mémorisation de la durée de l'appel.
Traitement efficace des demandes du client
Votre client n'est plus anonyme ; vous créez une véritable relation personnalisée.
La réponse à sa demande peut être donnée dans les meilleurs délais.
Cet accueil fournit à votre client une qualité de service qu'il ne trouverait pas ailleurs.
- Avec le C.T.I. , affichage automatique du dossier par reconnaissance du n° de téléphone. Quelle que soit la personne qui lui répond, il se sent "reconnu".
- Vue synthétique et navigation dans le dossier client (contrats, sinistres) et zoom par simple clic sur un de ces éléments.
- Historique de tous les évènements (appels, courriers, etc.).
- Saisie d'une fiche "contact" (affichage automatique en cas d'appel entrant ou sortant, si utilisation du C.T.I.).
- Edition en temps réel de courrier type (attestation d'assurance, etc.).
- Si besoin, alerte d'un collaborateur spécialisé :
- immédiatement, grâce à la messagerie intégrée ; dans ce cas l'interlocuteur accède directement au détail de l'évenèmenent transmis et peut prendre la main aisément.
- par insertion d'une fiche dans son agenda personnel.
- Déclenchement d'une action pour un collaborateur (prise de rendez-vous, etc.).
Les autres points fort de la G.R.C.
Comparateur Bénéfit
Intégré à la G.R.C., Bel Air Informatique a développé une interface d'échange avec le logiciel Bénéfit de la
société Courtanet afin d'optimiser la gestion de vos projets :
- Par un simple clic à partir d'une étude de marché réalisée dans Bénéfit, un dossier "prospect" est créé dans BelAir et cette étude se retrouve archivée dans son dossier "historique relation client".
- Dès lors, il vous est possible d'assurer un suivi commercial optimal de vos projets (relances, agenda, etc.).
- A partir du dossier du prospect dans Belair (créé automatiquement lors de l'archivage), un simple clic sur l'étude de marché préalablement archivée dans la GRC recharge celle-ci dans le logiciel Bénéfit : vous retrouvez ainsi instantanément votre étude, sans avoir à ressaisir des données.
- Lorsque le contrat est finalisé, toute l'étude préalable est conservée dans le porte-documents du contrat, attestant ainsi du respect de vos obligations en terme d'intermédiation.
Compatibilité NOVAXEL
Le module G.R.C. de Belair permet de vous connecter directement à un dossier de votre GED Novaxel et de consulter ces documents ou de les importer, directement à partir des porte-documents de Belair.